La elección de un buen software de calidad es un tema que no hay que dejar al azar. El contar con un buen software de gestión de calidad permite el poder automatizar el sistema de gestión de la calidad en la organización. Hablamos de una automatización con la que se puede efectuar una reducción de la documentación y gestiones a manejar, aumentando temas tan importante como la eficiencia y la eficacia del Sistema de Gestión, lo que se va a traducir en una serie de mejoras organizativas.
En el caso de que estén en ese momento y estés pensando comprar un software de gestión de calidad en tu organización, lo más importante es que tengas en cuenta una serie de aspectos antes de terminar de decidirte.
¿Qué es lo que debemos pensar antes de optar por un software gestión u otro?
Tiene que ser una herramienta que se utilice de forma sencilla y que tenga interfaz que guste. Por facilidad de uso hablamos de que debe entenderse por todos los miembros que la utilicen.
Seguridad y fiabilidad
Cuando tratamos la seguridad y la asociamos a este tipo de seguridad, hay que pensar en dos aspectos, una como la propia seguridad del servidor y otra la integridad que van a tener los datos. Esta clase de software limita el hecho de poder acceder a la información. Si hablamos de la integridad de los datos, es posible evitar las pérdidas, realizando copias de seguridad.
Servicio al cliente magnífico
Se debe ofertar un servicio al cliente excelente, para lo que es necesario tener un buen mantenimiento y soporte. Disfrutar de un buen servicio al cliente es vital. El software tiene que ayudar a saber cuáles son las necesidades que tiene la clientela.
Ser flexible y adaptarse a cada uno de los negocios
No hay que olvidar que cada empresa va a tener sus necesidades, por lo que es importante que el software se adapte a cada una de ellas. Un software que se debe poder adaptar y personalizar los campos sin que tengamos que contar con programador alguno.
Estabilidad y respuesta rápida
Siempre es bueno preguntar de manera directa a los usuarios.
No olvidemos que tendrá que tener compatibilidad con otros softwares. La integración es importante en este tipo de software. El que no se produzca esto, lo que hace es que se tenga que registrar la información en diferentes sitios.
Deberá ayudar a que la comunicación y las actividades sean más sencillas, además de sus controles, de tal forma que la organización puede tener el control necesario con una buena organización y con un acceso sencillo.
Tiene que ayudar a que se involucre más el personal de la organización, además de crear en la totalidad de miembros de la organización a que tengan un sentimiento de pertenencia con el que mejoren de forma continua sus habilidades
Todo esto se puede conseguir si se involucra el personal en la totalidad de los procesos, mientras que se implanta el software de gestión.
El coste se puede predecir
Cuando se elige un software hay que pensar en las ofertas que tienen un coste reducido, puesto que ese coste inferior puede deberse a que después del pago de las primeras cuotas, nos van a poder cobrar por cada servicio adicional, una formación y base de datos.
Pensemos que, como q-bo.org en base a su experiencia nos comentan, el software de gestión de calidad debe hacer más sencillas las actividades diarias de la organización, de tal forma que los usuarios de herramientas aumenten el rendimiento de estas, a la vez que el control es mayor y con amplia seguridad.
Antes de que vayamos a tomar una decisión definitiva sobre el software de gestión de la calidad que queramos comprar, lo mejor es solicitar recomendaciones, demostraciones y hacer las clásicas comparaciones.
Nuestra recomendación es leer sobre la forma en la que se puede empezar a ir automatizando el sistema de gestión, para que el control sea más sencillo y haya una mejora evidente en el control, lo que hará que aumente el rendimiento y su eficacia, lo que se va a traducir en más beneficios a nivel organizativo.
Hay que tener siempre en cuenta que el software de calidad se nota y no es algo inventado. Al igual que las diferencias entre las los servicios o herramientas físicas son evideente, en este caso también el software se nota cuando es bueno y cuando no lo es tanto, es algo con lo que debemos contar. Saber en qué debemos fijarnos es algo importante, sin lugar a dudas.
