ERP significa Planificación de Recursos Empresariales, pero ¿qué significa? La planificación de recursos empresariales (ERP) abarca todos los procesos centrales necesarios para administrar un negocio: finanzas, recursos humanos, fabricación, logística, servicios, adquisiciones y otros. Incluso un software ERP sencillo ayuda a gestionar todos estos procesos en un sistema integrado. A menudo se hace referencia al ERP como el sistema de registro de la empresa.
Sin embargo, los sistemas ERP actuales son todo menos simples y tienen poco en común con los sistemas ERP de hace décadas. Ahora se entregan a través de la nube y aprovechan las últimas tecnologías, como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, para brindar automatización inteligente, mayor eficiencia y conocimiento inmediato en toda la organización. El software ERP en la nube moderno también conecta procesos internos con socios comerciales y redes de todo el mundo, brindando a las empresas la colaboración, la agilidad y la velocidad que necesitan para seguir siendo competitivas.
¿Por qué es importante el ERP?
A veces se hace referencia a un sistema ERP como el “sistema nervioso central de una organización” porque proporciona la automatización, la integración y la inteligencia esenciales para el manejo eficiente de todas las operaciones comerciales diarias. La mayoría o todos los datos de una empresa deben residir en el sistema ERP para tener una fuente central de datos para toda la empresa.
Finanzas necesita un ERP para cerrar los libros rápidamente. Ventas para gestionar todos los pedidos de los clientes. La logística para entregar los productos y servicios adecuados a los clientes a tiempo. Las cuentas por pagar para pagar a los proveedores de forma correcta y puntual. La gerencia necesita una visión general inmediata del desempeño de la empresa para poder tomar decisiones oportunas. Finalmente, los bancos y los accionistas requieren registros financieros precisos y, por lo tanto, dependen de datos y análisis confiables, proporcionados por el sistema ERP.
Seis beneficios del ERP
Un buen sistema ERP ofrece muchas ventajas, que pueden variar según cómo se utilice el sistema. Por ejemplo, las ventajas del ERP en la nube son diferentes a las de los sistemas locales. Sin embargo, todas las soluciones ERP modernas ofrecen los siguientes seis beneficios clave:
- Mayor productividad: optimiza y automatiza tus procesos comerciales principales para que todos en tu empresa logren mejores resultados con menos recursos.
- Más transparencia: elimina los silos de información, crea una base de datos central uniforme y recibes respuestas rápidas a preguntas comerciales cruciales.
- Informes más rápidos: basa tus acciones en información en tiempo real, aumenta el rendimiento y acelera los informes comerciales y financieros, cuyos resultados puedes compartir fácilmente.
- Riesgo reducido: maximiza la visibilidad y el control organizacional, garantiza el cumplimiento y evita riesgos con predicciones.
- TI simplificada: el uso de software ERP integrado con una base de datos compartida simplifica tu TI y facilita el trabajo de tus empleados.
- Mayor agilidad: Con procesos eficientes y fácil acceso a datos en tiempo real, puedes identificar nuevas oportunidades más rápidamente y aprovecharlas rápidamente.
Cómo funciona un sistema ERP
Un sistema ERP, también llamado suite ERP, consta de módulos integrados o aplicaciones comerciales que se comunican entre sí y utilizan una base de datos común.
Cada módulo de ERP suele centrarse en un área de negocio. Sin embargo, se interconectan y utilizan los mismos datos para satisfacer las necesidades de la empresa. Las finanzas, la contabilidad, los recursos humanos, las ventas, las adquisiciones, la logística y la cadena de suministro suelen ser el punto de partida. Las empresas pueden seleccionar los módulos que deseen, agregar más y escalar según sea necesario.
Los sistemas ERP también abordan necesidades específicas de la industria, ya sea como parte de la funcionalidad principal del sistema o mediante extensiones de aplicaciones que encajan perfectamente en la suite.
Tipos de implementación de ERP
Los sistemas ERP modernos se pueden implementar de diferentes maneras: en una nube pública o privada, on-premise o en escenarios híbridos con una combinación de diferentes entornos. Conócelos beneficios de cada uno y elige la opción de implementación de ERP adecuada para tu negocio.
1. ERP en la nube
Con el ERP en la nube, el software se aloja en la nube y se entrega a través de Internet como un servicio basado en suscripción. El proveedor de software normalmente se encarga del mantenimiento regular, las actualizaciones y la seguridad por usted. Hoy en día, el ERP en la nube es el método de implementación más popular por muchas razones, incluidos costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad y flexibilidad, integración más sencilla y más.
2. ERP local
Este es el modelo clásico para implementar software ERP. Tu empresa es responsable del control. El software ERP generalmente se instala en su centro de datos en ubicaciones seleccionadas. Tus empleados se hacen cargo de la instalación y el mantenimiento del hardware y software.
Muchas empresas están modernizando sus sistemas ERP locales y transfiriéndolos a implementaciones en la nube. Esto requiere una planificación cuidadosa de la actualización de su ERP, así como un proceso reflexivo para evaluar el software ERP y las opciones de implementación.
3. Software ERP híbrido
Para las empresas que quieran una combinación de ambos para satisfacer sus necesidades comerciales, existe el modelo ERP de nube híbrida. Aquí, algunas de sus aplicaciones y datos de ERP están en la nube y otros están instalados localmente. Esto también se conoce como modelo ERP de dos niveles.
Integración ERP
Los sistemas ERP actuales ofrecen una enorme gama de funciones empresariales. Pero aún necesitan estar conectados y sincronizados con otras aplicaciones y fuentes de datos, como software CRM y HCM, plataformas de comercio electrónico, soluciones específicas de la industria e incluso otros sistemas ERP. Gracias a la integración de ERP, las empresas pueden obtener una visión unificada de la información de diferentes sistemas, aumentar la eficiencia de los procesos comerciales, mejorar la experiencia del cliente y facilitar la colaboración entre equipos y socios comerciales.
Los sistemas ERP modernos son abiertos y flexibles. Se pueden integrar fácilmente en una variedad de productos de software mediante conectores o adaptadores personalizados, como interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen ESB (Enterprise Service Bus) e iPaaS (Integration-Platform-as-a-Service), que ofrece un enfoque basado en la nube y es una opción muy popular entre las empresas modernas. Las plataformas iPaaS pueden sincronizar rápidamente un ERP local o basado en la nube con aplicaciones SaaS del mismo proveedor o de terceros. Por lo general, requieren poco o ningún esfuerzo de programación, son flexibles y relativamente económicos, y ofrecen muchos otros usos posibles, como por ejemplo: generación automática de API, integración de datos de aprendizaje automático, integración de redes IoT, contenido prediseñado y mucho más.
El costo total del ERP
En general, el costo de un ERP basado en la nube es menor que el de un ERP local porque no es necesario comprar hardware ni contratar costosos expertos en TI internos. El proveedor se encarga del mantenimiento y cobra al cliente una tarifa de suscripción anual o mensual, que suele depender del número de usuarios.
Al calcular el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO) de una nueva implementación de ERP, los costos de personal iniciales y continuos son tan importantes como los costos de selección e implementación del software. Con las opciones híbridas y de nube, se deben incluir nuevos factores en la evaluación. Por ejemplo, el costo del mantenimiento del software, las instalaciones, la capacidad informática, el tiempo de inactividad, la recuperación, la seguridad, la protección de datos y la dotación de personal de TI son consideraciones importantes. Como se mencionó anteriormente, las opciones en la nube reducen significativamente los costos operativos y de capital, mejorando tanto el ROI como el TCO.
El futuro del ERP
La transformación digital está ganando impulso y el ERP desempeña un papel central en ello. Con la introducción de las tecnologías digitales en todos los ámbitos, las empresas están cambiando fundamentalmente su forma de trabajar.
Según los expertos informáticos de Micrologic, uno de los aceleradores clave para la empresa digital es eliminar los desincentivos; en otras palabras, eliminar todas las fuerzas negativas que ralentizan el negocio, incluidos los procesos y sistemas obsoletos. No sorprende que las empresas ya exijan sistemas ERP más robustos.
A continuación se presentan tres tendencias clave que se basan en el impulso actual:
- Nube, Nube y más Nube: La preferencia por el ERP en la nube seguirá creciendo a medida que más empresas descubran sus beneficios, incluido el acceso desde cualquier ubicación, menores costos de hardware y soporte técnico, mayor seguridad e integración con otros sistemas, por nombrar solo algunos. Más de la mitad de las empresas eligen software en la nube (63%) en lugar de software local (37%). A medida que la velocidad de los negocios continúa acelerándose, la nube es cada vez más importante.
- Integración vertical: el enfrentamiento entre las mejores soluciones y el ERP integrado finalmente es historia. Creemos que en el futuro las empresas exigirán lo mejor de ambos mundos: un sistema ERP totalmente integrado con extensiones verticales. Esto permite a las empresas obtener la funcionalidad específica que necesitan sin engorrosos problemas de integración o datos atrapados en silos de información. También estamos viendo una tendencia hacia una flexibilidad cada vez mayor, ya que los procesos comerciales se adaptan a las necesidades individuales de la empresa.
- Personalización del usuario: los empleados, clientes y proveedores quieren contenido y funciones que satisfagan sus necesidades o intereses específicos y los hagan más productivos. Los cambios demográficos en la fuerza laboral, particularmente en industrias como la manufacturera, también están generando interés en plataformas de código bajo y sin código. Estas plataformas permiten que las personas que utilizan las aplicaciones tengan la experiencia que desean en lugar de tener que adaptarse al software. También pueden utilizar paneles personalizados, búsquedas impulsadas por IA, chats personalizados y flujos de trabajo individualizados en diferentes dispositivos.
